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第23話　この大変な経営環境で同じ評価シートを使い続けますか？

2020-06-16 [記事URL]

「社員の成果が２割も３割も落ちています。このままだと優秀な社員が高い評価になりません。どうしたらよいでしょうか？」

最近増えているご相談です。

今、９割以上の企業で業績が下がっていることは事実でしょう。コロナ禍による前代未聞の大不況です。これ程の影響を６か月前に予測できたでしょうか？

社員が何とかしようと懸命に行動を起こしたとしても、一朝一夕に元の高い成果に戻すことは難しいでしょう。ともすればさらに成果が下がり続けている現状があるかも知れません。コロナ禍の中、今まで通りの仕事のままでは高い成果に戻せないことはハッキリしました。それでは、このコロナ禍による不況のせいで社員の評価は下がりますか？

成長シートは、我が社にいる優秀な社員をモデルにつくります。最も高い評価である成長基準の５点には優秀な社員が上げている最も高い数字が入ります。しかしこの環境下では、今まではその数字を上げることが出来ていた優秀な社員でも成長基準の５点の成果を上げることは困難です。思ったように成果が出せないのは、社員がただ落胆して途方に暮れて何もしないからですか？　仕方がないと行動を起こすことを諦めているからですか？　恐らくそうではないでしょう。

その逆で、優秀な社員はそれでも何とかしようと次々に行動を起こしているはずです。それでも環境が厳しく、今まで通りの成果を上げることが難しいのです。それなのに、成果の数字が下がったからと評価が下げられてしまうとしたらどうでしょう。

どんなに頑張っても、このコロナ禍が終息しない限り成果は下がり続けます。このまま会社が新しい施策を打たなければ、今は何をしても無駄だと、密かに行動を起こすことを諦めてしまうでしょう。

では、それを防ぐためにはどうすればよいでしょうか。その方法が２つあります。

まずは、成長基準の５点の数字をつくり変えることです。

どんなに大きく環境が変化したとしても、全社員の成果が一律であることはありません。その成果には組織原則２：６：２通りの違いが出てきます。

つまり、この厳しい環境の中での最も高い成果を上げた社員の数字を成長基準の５点にもってきます。それが今までよりも２割低い数字だとしてもです。

そして、その社員が現状でやっている重要業務を特定します。それによって、たとえば５割売上が下がった社員も、やり方によっては２割の減で済むことを知ってもらうことが出来ます。会社としても、現在の厳しい環境の中での、最小限の成果の減少で食い止めることが可能となるでしょう。

ただし、その成果を上げるための行動である重要業務も変わっている可能性が大です。現状最も成果が高いそのやり方に、全社員で一斉に共有化し取り組むために、成長シートは間違いなく大活躍します。

もう１つは、毎回繰り返しお話ししているチャレンジシートとしての成長シートの活用です。

厳しい状況だからと膝を抱えていても何も解決しませんので、すべての社員に成果を上げるための新しい仕事、新しい業務に挑戦してもらうことになります。新しいことに挑戦して、その結果もっと高い成果を出すことが出来たのであれば、そこで重要業務を追加したり見直したりすることになります。

そのとき絶対にしてはいけないことがあります。

それは、もしその挑戦が失敗に終わったとしても、それを絶対にマイナス評価しないことです。これを肝に銘じてください。

元来、経営者にはチャレンジしない社員が多いという悩みがあります。その原因は、失敗したときに評価が下がる、ひいては処遇（昇給・賞与）が下がる可能性を危惧してのことです。

挑戦に失敗した社員の評価を一度でも下げたことがあれば、新規事業に取り組もうという社員がいなくなるのも当然です。
10の行動を起こして、せいぜい上手く成果に結び付く行動は１つくらいでしょう。そのためにも私達は、９つの失敗をマイナス評価しないと社員に約束することが必要です。

この環境の中、挑戦していかなければこの不況の波にのまれてしまうことになりかねません。マイナス評価をしないと約束して、挑戦的な組織に変わっていく。今がそのチャンスの時です。

これからの新型コロナ第２波・第３波も懸念されています。そのときに経済はどう動くのか、経営環境にどう影響を与えるのかは、全く誰も分かりません。その中でも社員は日々チャレンジします。そのチャレンジを続けながら成長シートをその都度タイムリーに見直してください。

これからの夏の賞与・冬の賞与でも、今の評価シートや考課シートを活用することだけは絶対にしないでください。

そんなもので評価すると言われた社員の落胆ぶりや、仕方がないと諦めて行動を変えない会社に、明日はない。そんな状況が刻々と迫っています。

私たち経営者にとっても挑戦です。

第22話　出社とテレワーク、どちらにすべきか判断する方法とは

2020-06-09 [記事URL]

「先生、緊急事態宣言が解除されましたが、今後もテレワークを続けたいという社員がいます。通常の出勤のスタイルに戻したほうがいいのか、テレワークを続けたほうがいいのか、どちらのほうがいいでしょうか？」

先日ある経営者から頂いたご相談です。

緊急事態宣言が解除され、東京では一気に電車を使う人が増えました。しかし元通りまで増えたわけではありません。まだテレワークを続けている企業があることがわかります。

通常勤務に戻すべきか、テレワークを続けるべきか。
残念ながら現時点でこの問いに答えられる経営者も専門家も一人もいません。

ただし、“ある”ものを確認することで、経営者として答えを出すことは可能です。なぜそのように言い切れるのか。それは営業職だろうが製造職だろうが工事職だろうが事務職だろうが、あらゆる職種で上げるべき成果があるからです。成果が上がればOK、成果が上がらなければ見直しです。

社員の成長を確認する際には「期待成果」「重要業務」「知識・技術」「勤務態度」という４つのポイントがあります。期待成果は結果、後半の３つはプロセスです。

経営者が「優秀な社員だ」と考えたとき、明確になっているかどうかは別にして、その社員はなにがしかの結果を残しています。どれだけ素晴らしいプロセスであったとしても、結果を出せていない社員を「優秀だ」と言うことはまずありません。

（かといって、どれだけ素晴らしい結果を出していたとしても、プロセスをないがしろにしている、たとえば勤務態度が悪い社員を「優秀だ」と言うこともないのですが……）

しかし、数字（結果）は誰が見ても同じです。3,000万円の売り上げが、人によって2,000万円に見えたり、4,000万円に見えたりすることはありません。つまり、数字には評価の甘辛がありません。

この結果である数字こそが、「通常勤務」がいいのか「テレワーク」がいいのかを判断する際に大きな役割を果たします。

これまでも企業では「最も高い成果を上げる方法は何か。もっと高い成果を上げるためには何をどのようにすれば良いのか」を常に見直ししてきました。

それと同じです。会社に出勤して働く。自宅で働く。どのような選択をしても良いでしょう。それによって成果はどちらが高いのか。そこが判断するポイントです。

社員は全員「自分は頑張っている」と思って仕事をしています。そしてそれを認めてもらいたいと思っています。それでも社員によって成果に違いがあります。結果を生み出しているのはプロセスです。高い成果を上げられていない社員は、やっていることややり方が違うのです。

「では何をやればいいのか？」「どのようにやればいいのか？」は、高い成果を上げている社員から見つけ出すしかありません。特にテレワークでは社員は上司が見えるところで働いていない以上、プロセスを評価することはとても難しくなります。まずは結果である数字から判断するしかないのです。

高い成果を上げているのは誰なのか。そしてどのようにその成果を上げているのか。それが明確になれば、全員がそのやり方にシフトしていきます。

明確な判断基準を持ち、まずは取り組んでみることです。そして１年後くらいでしょうか。

「当社はテレワークのほうがいい！」
「当社は会社に集まって仕事をしたほうがいい！」

そのようなことが判断できるようになってくるでしょう。

もしかすると「現在の期待成果だけではなく、○○も新しく期待成果に加えたほうがいい」と、何か別の基準が見つかるかもしれません。会社ごとではなく、社員ごとに判断する基準が見つかるかもしれません。

重要なのは判断基準を持って進むことです。

その判断基準が最初から正解である必要はありません。違っていると感じたときは、大いに見直してください。ただし、違っていると感じることができるのは、やはり明確な判断基準があればこそです。

生き残りを賭けた壮大なチャレンジです。１年後を楽しみに、挑戦をしてください。

第21話　テレワーク社員をさらに環境適応社員にする方法とは

2020-06-02 [記事URL]

「今回、当社でもテレワークとなった社員がいます。緊急事態宣言解除に伴って通常勤務に戻る予定ですが、またいつ第二波や第三波がくるかわかりません。そのため、テレワークについては制度の整備を進めたいのですが、注意点などはありますか？」

先日、ある経営者の方から頂いたご質問です。

今回、多くの企業では政府の要請により、半ば強制的に「テレワーク」という働き方を進めることになりました。新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、外出や移動を制限されたためです。今回は「環境に適応した」というよりも「環境に適応させられた」と言うほうが近いでしょう。

そんな中、多くの経営者が実は考えていたのが、「真面目に仕事をしてくれるのだろうか」ということです。Zoom等を利用して毎日ミーティングなどをしていたとしても、上司が部下の仕事の様子をずっと見ているわけではありません。生産性が下がるのではないかと心配だったでしょう。

事実、テレワークに関する調査では「テレワークで効率が下がった」と答えている人もいるようです。

ただし、テレワークはこれから当たり前の働き方になっていくでしょう。そのときに重要なのは「どうしたらテレワークで生産性を上げる働き方ができるだろうか？ 」を考えることです。

「どうしてできないんだ！」と叱ることは簡単です。ただしそのように叱っても何も変わらないことはよくご存じのことでしょう。

ですから考えるべきは、「社員が生産性を上げたくなるようにするにはどのように工夫すればいいか？」なのです。

では、社員に「生産性を上げたい」と考えさせるにはどのようにしたらいいでしょうか。答えは至極単純です。「楽しい」と思わせることです。そのためには「達成感を感じさせること」そして「褒めること。認めること」。そしてさらにそのために「達成感を感じさせ、褒めたり認めたりするきっかけをつくる」ことです。

テレワークという働き方に急に変わった会社では、今後様々な問題点が出てくるでしょう。ではどうすればいいのか。社員からどんどん意見を出してもらってください。そして「それはいいね！」と言ってどんどん挑戦をさせてください。

ただしこの挑戦には２つ重要なポイントがあります。

その１．その挑戦をしたらどのような結果になるのか仮説を立て実行してもらい、期間を区切って結果を確認すること

その２．その挑戦の結果が悪かったとしても、叱ったり処遇を下げたりしないこと

挑戦をすることは本来楽しいものです。しかし、挑戦することが自分の生活を脅かすのであれば、挑戦する社員はいません。

「それでは社員は失敗してもいいと思ってしまうのではないか？」

と思われる方もいるかもしれません。しかし、挑戦が失敗したときに一番悔しいのは本人です。失敗してもいいと考えて挑戦する社員はいません。

失敗したときには「ではなぜ失敗したのか？」「どうすればよかったのか？」を分析できるように導くこと。そうすることで、社員は「次の挑戦は成功させよう」とおのずと考えていくことになります。

この挑戦が積み重なって、テレワークの社員は環境に適応する社員へとさらに成長していくでしょう。

そもそもテレワーク社員がいなかった会社ではテレワーク自体が挑戦です。

ぜひこの挑戦を楽しんでください。

第20話　テレワーク社員の期待成果の見つけ方とは

2020-05-26 [記事URL]

「テレワーク社員用のいい評価シート事例はないでしょうか……実は今、社員たちから不満が噴出してしまっていて……早急にどうにかしたいんです」

先日ある経営者から頂いたご相談です。よくよくお話しを伺うと、その方はコロナ禍の中で昇給の時期を迎え、とりあえず評価しなくてはと、どこかで手に入れた評価シートをテレワーク社員に配布してしまったそうです。

そうして問題となり、相談に来られました。

今回の問題は、テレワークだから起きたわけではありません。今までの人事制度の問題と全く同じ。どこかから評価シートをもってきて、社員に当てはめようとしたことに問題が起きた原因があります。

テレワークでなかったとしても、どこかからもってきた評価シートを活用しようとすれば社員から不平・不満が出ます。不平・不満が出るだけではありません。最悪、優秀な社員から辞めていきます。

それは、これまで経営者が行ってきた評価（褒めること叱ること）から、がらりと評価内容が変わってしまうからです。これまで優秀だと言われてきたのに、突然配られた評価シートでは高い点数になることができないとしたら……優秀な社員は社長に裏切られたような気持ちになり、落胆するしかありません。

ましてや、テレワークでは、社員が働いている様子を見ることができません。ただでさえ自分の働きぶりを認めてもらいづらいのに、これまでと評価が激変するような評価シートを渡されたとしたら……社員の気持ちは推して知るべしでしょう。

ですから、評価シートはどこかからもらってくることはできません。その一方で、成長シートは通常であれば、今いる優秀な社員の上げている成果、やっている業務、身につけている知識・技術などを可視化してつくらなければなりません。

ではそれらがまだわからないテレワークであればどうすればいいのか。「仮説」で成長シートをつくります。

「そんなつくり方で社員は納得するのですか？」

よくご質問を頂きます。

納得してもらうためのポイントは２つです。

１つはこれまでも説明してきましたが、「この成長シートの成長点数はただちに昇給・賞与には結び付けない」と約束すること。

そしてもう１つが、成長シートの期待成果に必ず数字で判断できる成長要素を入れることです。

もともと、成長シートをつくるときには期待成果という、数字で評価をする成長要素を入れます。これがなければ、社員は自分のやっていることが上手くいっているのかどうかを本人も上司も判断することができません。

ただし、「期待成果を何にすればいいのか」は、成長シートづくりに取り組んだことのある方であれば、そうやすやすと見つけられないことはおわかりでしょう。

実はこれがマネジメントを行っている人たちの最大の課題と言えます。考え続けなければ、見つかることはありません。

例えば、ある設計をしている社員の評価に悩んでいる会社での話です。

設計職は、設計した図面の件数によって評価をしていました。しかし、社員からは長らく不満が出ていて、上司も経営者も実は社員の成長を上手く表現できていないと長年悩んでいました。なぜなら、難しい図面もあれば、ボリュームの多い少ないもあり、単純に件数では測れないと考えていたからです。

お話を伺って、私はあるアドバイスをしました。

「その難易度やボリュームを考えて、ポイント化できませんか？」

つまり、１件でも単なる１件ではなく、難易度やボリュームの違いによって係数を掛け、場合によっては１件ごとにポイントが出るようにすることです。

これは全くの仮説でした。やはり社員の中には「ポイント化なんて面倒だ」等、反発する社員もいたそうです。ただし、これによって設計職の社員の仕事の仕方はがらりと変わりました。

ベテランの社員ほど難易度の高い、ボリュームの多い仕事に取り組むようになったのです。

この変化を一番驚いたのは社長でした。

「件数では評価できない」と諦めてしまえばそこで終わりだったでしょう。でも諦めずに「ポイント化」という仮説に取り組んだことで、この会社はがらりと変わったのです。

そしてもちろん、仮説で取り組んでいるときには評価を昇給・賞与に紐づけていません。だからこそ社員は安心して、会社の仮説を受け入れることができたのです。

この成長シートの期待成果、テレワークの社員の期待成果を考えることは、成長シートづくりの中でももっとも難しいことの１つでしょう。しかし、ここを数値で表現することに挑戦しない限り、何もわからないままです。

どのような期待成果が適しているのか。数字で表す方法を考えてください。それさえ考えれば、社員がどれほどまでに毎日の仕事がストレスなく楽しめて、そしてその情報を社員間で共有化できるようになるでしょうか。

濃い霧の中を歩くような作業でしょう。しかし、歩き続ければ必ずどこかにたどり着きます。大変だと諦めずに、挑戦をしてください。

第19話　賞与がゼロでも納得する賞与説明法とは

2020-05-19 [記事URL]

「社長、お話があります」

社員からそう言われて、ドキリとした経験を持つ経営者がほとんどでしょう。特に昇給や賞与を支給した後ではなおさらです。だいたいが「納得できない」という話だからです。

「金額に納得できない」「あの社員より少ないことに納得できない」など……これらの「納得できない」に対して上手く説明し、納得させられなければ、その社員が退職してしまう恐れがあります。

もうすぐ、経営者が夏の賞与について考え始める時期ですが、今回は特に気が重い経営者が多いでしょう。新型コロナの影響で多くの企業は売り上げが大きく減っているからです。

「本当なら出せそうにないですが、社員の生活を考えたらゼロというわけにもいかないと思っています……どうすればいいでしょうか？」

そんなご相談を頂くようになってきました。

「だからこそ、今がチャンスです」

私はそうお伝えしています。

前回まで、テレワーク用の成長シートをつくることを説明してきました。その際、実際にご相談頂いた方に説明しているのが、「昇給・賞与はテレワークを始める前の成長点数で決めてください」ということです。そう説明すれば、テレワーク用の成長シートの内容がどのようになっても、社員は不安に思うことはないからです。ここが最も大事です。

そうすると今回の夏の賞与も過去の成長点数で決めることになりますが、業績が大きく下がっている今、成長点数が保証されたところで、賞与はほとんど出ないと社員は考えているでしょう。

そうです。賞与の金額は会社の業績によって大きく変わります。今がそのことを社員に説明するチャンスなのです。

逆に言えば、会社全体の業績が良くなれば全社員の賞与が増えます。テレワークなど、事業や働き方が大きく変わったとしても、お互いに協力し合って教え合って、会社全体の業績を上げることができれば、全社員の賞与は増えるのです。

今が一番、そのことを説明できるときなのです。

通常であれば、全社員がそれぞれ自分の成果を上げてアピールし、賞与を増やそうと考えているでしょう。

しかし、現在のような状況ではそれは叶いません。

ただし、全社員がお互いのやっていることを共有化して成果を上げれば、間違いなく賞与原資が増えて、それぞれの社員の賞与が増えるのです。

残念ですが、この苦しい中で賞与原資が０円のときに賞与を出したとしても、社員はこう考えます。

「まだ会社には余力があるのだな」

社員と経営者は見ている世界が違います。こう考えてしまうことは仕方のないことです。

ですから、優れたやり方を共有化していくこと。

そしてそのことによって業績が上がれば、賞与原資を増やせること。

このことを冷静に説明できる今のタイミングで、業績と賞与の関係を説明してください。

大手企業と違って、中小企業はなかなか業績と連動して賞与を決定していることを説明することができていません。大変厳しい時期ですが、だからこそ社員に説明できるチャンスだとお考えください。

そして、この厳しい環境の中でも優秀な社員がやっていることを共有化すれば業績が上がることを理解してもらってください。そのために会社側では、会社のどのような業績だったときに賞与原資はどのようになるのか、数字で具体的に示してください。

説明は賞与を支給する当日では意味がありません。

今すぐにこれまでの賞与の支給実績を分析して、賞与原資の計算式を示してください。

これが事前に示されていれば、たとえ残念ながら賞与がゼロであったとしても、社員は不満に思うことはありません。みんなで協力しあい、新しいことに挑戦して優れたやり方を共有しあい、次こそは賞与をもらえるようにしよう！　と考えることでしょう。